Dit privacybeleid legt uit hoe BC Poona Mortsel omgaat met jouw persoonsgegevens wanneer je lid bent, onze website bezoekt, deelneemt aan trainingen, competities of events, of ons contacteert via mail, telefoon of formulieren op de site.

Het beleid is van toepassing op (kandidaat-)leden, ouders/voogden, bezoekers, vrijwilligers, trainers, scheidsrechters, sponsors en andere contacten van de club. Door jouw gegevens aan ons door te geven, ga je akkoord met dit beleid zoals hieronder beschreven.

Afhankelijk van jouw relatie met de club kunnen we volgende gegevens verzamelen:

• Identificatiegegevens: naam, voornaam, geboortedatum, geslacht.
• Contactgegevens: adres, e-mailadres, telefoon- of gsm-nummer.
• Ledenadministratie: lidnummer, categorie (jeugd, recreant, competitie), ploegindeling, betaalstatus lidgeld.
• Communicatie: berichten die je ons stuurt via het contactformulier, e-mail of andere kanalen.
• Nieuwsbrief: jouw naam en e-mailadres wanneer je je inschrijft op onze mailinglijst.
• Sporttechnische info: niveau, trainingsgroep, eventuele medische aandachtspunten die je zelf vrijwillig meldt aan de trainer (bv. astma, knieklachten).
• Foto’s en video’s: sfeerbeelden van trainingen, wedstrijden en activiteiten waarop je herkenbaar kan zijn.
• Websitegebruik: beperkte technische informatie zoals IP-adres, browsertype en bezochte pagina’s via cookies (zie verder).

We vragen geen gevoelige gegevens, tenzij je die zelf expliciet en vrijwillig met ons deelt in functie van jouw veiligheid of begeleiding.

We verwerken jouw gegevens op basis van verschillende rechtsgronden uit de GDPR:

• Overeenkomst: om het lidmaatschap en de afspraken rond trainingen, competities en events correct te kunnen uitvoeren.
• Wettelijke verplichting: voor boekhouding, verzekeringen, rapportering aan sportfederaties en andere wettelijke vereisten.
• Gerechtvaardigd belang: voor een vlotte interne organisatie, het verbeteren van onze werking en het delen van beperkte clubcommunicatie.
• Toestemming: bijvoorbeeld voor het ontvangen van nieuwsbrieven en voor het publiceren van herkenbare foto’s van jou (of je kind) op website of andere kanalen, wanneer dit vereist is.

Bewaartermijnen:

• Leden- en administratieve gegevens bewaren we tot maximaal 10 jaar na het einde van jouw laatste lidmaatschapsjaar, tenzij een langere termijn wettelijk verplicht is.
• Boekhoudkundige gegevens bewaren we volgens de wettelijke termijnen (meestal 7 jaar).
• Nieuwsbriefgegevens bewaren we zolang je ingeschreven blijft; je kan je op elk moment uitschrijven.
• Foto’s en verslagen kunnen langer bewaard blijven als historisch archief van de club, maar je kan altijd vragen om een specifieke foto van jou te verwijderen of te anonimiseren.

Onze website gebruikt cookies om alles technisch goed te laten werken en om het gebruik van de site in grote lijnen te begrijpen.

Het gaat onder meer om:

• Noodzakelijke cookies: zorgen ervoor dat de website correct functioneert (bijvoorbeeld navigatie, formulieren).
• Voorkeurs- of statistiekcookies: helpen ons om te zien welke pagina’s bezocht worden en hoe de site beter kan, meestal in anonieme of geaggregeerde vorm.

Via de instellingen van je browser kan je cookies blokkeren of verwijderen. Hou er dan wel rekening mee dat bepaalde delen van de website minder goed kunnen werken. Op de homepagina vind je, indien van toepassing, een korte melding over cookies met een link naar dit privacybeleid.

Heb je een vraag over dit privacybeleid, wil je jouw gegevens inkijken of laten aanpassen, of wens je een klacht te formuleren?

Je kan ons bereiken via:

• E-mail: poona@telenet.be
• Telefoon: +32 473 74 06 23
• Postadres: Sporthal den Drab, Drabstraat 42, 2640 Mortsel

Als je vindt dat we niet correct met jouw gegevens omgaan, kan je daarnaast een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) in België via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. We raden wel aan om eerst met ons contact op te nemen, zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken.